AKARYAKIT İSTASYONU SAHİBİ VE İŞLETMECİLERE HUKUKİ BİLGİLENDİRME
Son dönemde tarafımıza ulaşan bazı bildirimlerde, akaryakıt istasyonu satın alma, işletme devri, ortaklık kurulması, yatırım yapılması veya ticari iş birliği gerçekleştirilmesi amacıyla istasyon sahipleriyle iletişime geçen bazı kişi ya da kişilerin, başlangıçta müşteri veya yatırımcı sıfatıyla güven ilişkisi kurduğu; görüşmelerin ilerleyen aşamalarında ise işletmeye, işletme sahibine veya ticari faaliyete ilişkin bilgi ve belgelere erişmeye çalıştığı ileri sürülmüştür.
Yine bazı bildirimlerde, işletme sahiplerinin bilgisi, iradesi veya rızası dışında düzenlendiği iddia edilen; imzası inkâr edilen veya imza bakımından ciddi şüphe bulunan yüksek meblağlı senetlere dayanılarak icra takipleri başlatıldığı belirtilmiştir.
Bu bildirimler bakımından önemle vurgulamak gerekir ki, herhangi bir belgenin sahte olup olmadığı, bir imzanın ilgili kişiye ait bulunup bulunmadığı, icra takibinin gerçek bir borca dayanıp dayanmadığı ve olaylar arasında bağlantı bulunup bulunmadığı ancak somut delillerin yetkili adli makamlarca incelenmesi sonucunda kesin biçimde ortaya konulabilir.
Bu nedenle işbu bilgilendirme, herhangi bir kişi veya kuruluşu suçlu ilan etmek, kamuoyu önünde teşhir etmek veya kesinleşmiş bir yargı kararı bulunmaksızın suç isnadında bulunmak amacı taşımamaktadır. Amacımız; müvekkillerimizin olası hukuka aykırı işlemlere karşı gerekli tedbirleri almalarını, şüpheli durumları zamanında fark etmelerini, delilleri korumalarını ve hak kaybına uğramadan yetkili makamlara başvurmalarını sağlamaktır.
İstasyon Satışı ve Ticari İş Birliği Görüşmelerinde Alınması Gereken Önlemler
Akaryakıt istasyonu satışı, işletme devri, ortaklık, yatırım veya benzeri ticari görüşmelerde karşı tarafın kimliği, ticari geçmişi, temsil ve ilzama yetkisi, şirket bilgileri ve görüşme amacı mümkün olduğunca doğrulanmalıdır. Karşı tarafın kendisini hangi sıfatla tanıttığı, hangi şirket veya kişi adına hareket ettiği ve işlem yapma yetkisinin bulunup bulunmadığı yazılı belgelerle ortaya konulmadan işletmeye ilişkin kapsamlı bilgi paylaşılmamalıdır.
İlk temas aşamasında karşı tarafın talep ettiği bilgilerin gerçekten görüşmenin amacıyla ilgili olup olmadığı değerlendirilmelidir. İstasyonun satış bedeli, finansal tabloları, banka hesap hareketleri, cari hesapları, tedarikçi ilişkileri, akaryakıt alım koşulları, kâr marjları, personel yapısı, müşteri bilgileri, ruhsat ve lisans belgeleri, vergi kayıtları, sözleşmeleri ve işletmenin ticari sır niteliğindeki diğer bilgileri, karşı tarafın güvenilirliği ve yetkisi teyit edilmeden paylaşılmamalıdır.
Görüşmelerin mümkün olduğu ölçüde yazılı iletişim kanalları üzerinden yürütülmesi; önemli teklif, taahhüt, ödeme, teminat, ortaklık ve devir şartlarının e-posta veya imzalı toplantı tutanağıyla kayıt altına alınması gerekir. Sözlü görüşmelerin ardından, görüşmede varılan hususların kısa bir yazılı teyit metniyle karşı tarafa gönderilmesi de ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda önem taşıyabilir.
Karşı tarafın işletmeye yaptığı ziyaretler bakımından ziyaret tarihi, ziyaret amacı, görüşmeye katılan kişiler ve işletmede incelenen belgeler kayıt altına alınmalıdır. Gerekirse ziyaretçi kayıtları tutulmalı, işletmede bulunan kamera sistemlerinin kayıtları düzenli biçimde yedeklenmeli ve kayıtların saklama süreleri dikkate alınmalıdır.
Ticari Bilgi, Belge ve Kişisel Verilerin Paylaşılmasında Dikkat Edilecek Hususlar
İstasyon işletmelerinin ticari faaliyetine ilişkin her bilgi karşı tarafa sınırsız biçimde aktarılmamalıdır. Bilgi paylaşımı, yalnızca görüşmenin yürütülmesi için gerekli olan kapsamla sınırlı tutulmalıdır.
Özellikle aşağıdaki bilgi ve belgeler, hukuki ve ticari değerlendirme yapılmadan paylaşılmamalıdır:
1. Banka hesap hareketleri ve hesap numaraları,
2. Cari hesap ekstreleri ve tedarikçi borç-alacak bilgileri,
3. Ticari defter ve muhasebe kayıtları,
4. Vergi beyannameleri ve finansal tablolar,
5. Personel listeleri ve personellere ilişkin kişisel bilgiler,
6. Müşteri ve bayi bilgileri,
7. Tedarikçi sözleşmeleri ve özel fiyatlandırma koşulları,
8. Ruhsat, lisans ve izin belgelerinin gereksiz ayrıntıları,
9. Ortaklık ve şirket yapısına ilişkin özel belgeler,
10. İmza sirküleri, kaşe bilgileri ve kullanılabilecek imza örnekleri,
11. Boş sözleşme, protokol, teslim tutanağı veya senet örnekleri,
12. İşletmenin borç, teminat ve finansman ilişkilerine dair belgeler.
Belge paylaşılması zorunluysa, mümkün olduğunca belgenin yalnızca gerekli bölümü paylaşılmalı; gereksiz kişisel ve ticari bilgiler kapatılmalı veya erişime kapatılmalıdır. Paylaşılan belgelerin üzerine “yalnızca inceleme amacıyla verilmiştir”, “üçüncü kişilerle paylaşılamaz” veya benzeri bir kullanım sınırlaması eklenmesi, tek başına bütün hukuki riskleri ortadan kaldırmamakla birlikte, belgenin hangi amaçla verildiğini ortaya koyması bakımından yararlı olabilir.
Belgeler, güvenilirliği ve işlem yetkisi teyit edilmemiş kişilere kişisel mesajlaşma uygulamaları üzerinden kontrolsüz biçimde gönderilmemelidir. Paylaşım zorunlu hâle gelirse belgenin kime, ne zaman, hangi amaçla ve hangi yöntemle gönderildiği kayıt altına alınmalıdır.
Senet, Sözleşme, Protokol ve Teminat Belgeleri Bakımından Uyarılar
Müvekkillerimizin, karşı tarafın talebi üzerine hiçbir belgeyi içeriğini tam olarak anlamadan imzalamaması gerekir. Özellikle senet, borç ikrarı, teminat senedi, teslim tutanağı, mutabakat metni, protokol, ortaklık sözleşmesi veya işletme devrine ilişkin belge imzalanmadan önce belgenin hukuki niteliği ve doğurabileceği sonuçlar incelenmelidir.
Boş bırakılmış veya sonradan doldurulabilecek herhangi bir senet, sözleşme, protokol ya da teslim belgesi imzalanmamalıdır. İmza atılan her belgenin imza anındaki hâlinin bir örneği derhâl alınmalı; mümkünse belgenin tüm sayfaları paraflanmalı, ekleri kontrol edilmeli ve imzalı nüsha güvenli bir ortamda saklanmalıdır.
Belgenin sonradan doldurulmasına veya değiştirilmesine elverişli boşluklar bulunması hâlinde, bu husus imza öncesinde giderilmelidir. Belge üzerinde sonradan ekleme, silme veya değişiklik yapılması gerekiyorsa, değişikliğin her iki tarafça ayrıca paraflanması veya yeni bir belge düzenlenmesi gerekir.
İmza yetkisi bulunan şirket temsilcilerinin, şirket adına imzaladıkları belgelerde şirket unvanının, temsil sıfatının, imza tarihinin, belge konusunun ve mali yükümlülüklerin açıkça belirtilmesine dikkat etmeleri gerekir. Şirket kaşesinin kullanılması veya belgenin şirket antetli kâğıdına düzenlenmesi, tek başına belgedeki imzanın ve borcun geçerli olduğunu kesin biçimde göstermez; ancak uyuşmazlık hâlinde belgenin değerlendirilmesinde önem taşıyabilir.
Şüpheli Senet veya İmza İddiasıyla Karşılaşılması Hâlinde Acil Hukuki İşlemler
Müvekkile ait olmadığı düşünülen bir imza bulunan senetle veya müvekkilin bilgisi dışında düzenlendiği ileri sürülen bir belgeyle karşılaşılması hâlinde, öncelikle belgenin aslı veya takip dosyasındaki örneği temin edilmelidir. Belgenin hangi icra dosyasına sunulduğu, icra takibinin türü, ödeme emrinin tebliğ tarihi, takip konusu alacağın dayanağı ve takipte ileri sürülen imzanın kime ait gösterildiği incelenmelidir.
Ödeme emrinin tebliğ tarihi özellikle önemlidir. İcra hukukunda itiraz ve şikâyet süreleri, takip türüne ve tebligatın niteliğine göre değişebilmekte; sürenin geçirilmesi müvekkilin savunma imkânlarını ciddi biçimde daraltabilmektedir. Bu nedenle ödeme emri veya icra dosyasına ilişkin herhangi bir bildirim alındığında, belge bekletilmeden aynı gün avukata iletilmelidir.
İmzanın müvekkile ait olmadığı düşünülüyorsa, takip türüne göre imzaya itiraz, borca itiraz, yetkiye itiraz veya diğer uygun başvuru yolları değerlendirilmelidir. Senet kambiyo senedi niteliğinde ise uygulanacak usul ve süreler, adi bir ilamsız icra takibinden farklı olabilir. Bu ayrım yapılmadan genel nitelikte bir itiraz metni sunulması, somut olay bakımından yeterli koruma sağlamayabilir.
İcra takibinin devamı hâlinde haciz, banka hesabına bloke, araç veya taşınmaz kaydına haciz, üçüncü kişilerdeki alacaklara haciz ve ticari faaliyeti etkileyebilecek başka cebri icra işlemleri gündeme gelebilir. Bu nedenle yalnızca Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulması, icra takibinin kendiliğinden duracağı anlamına gelmez. Ceza soruşturması ile icra dosyasındaki hukuki başvurular birbirinden ayrı değerlendirilmelidir.
Gerekli görülmesi hâlinde, icra takibinin dayanağı olan senedin geçersizliğinin veya müvekkilin borçlu olmadığının tespiti için ayrıca hukuk davası açılması; takip kesinleşmişse somut olayın özelliklerine göre menfi tespit veya istirdat taleplerinin değerlendirilmesi gündeme gelebilir. Uygulanacak hukuki yol, senedin niteliği, takip aşaması, tebligat tarihi ve mevcut delillere göre belirlenmelidir.
Delillerin Korunması ve Kayıt Altına Alınması
Şüpheli bir işlemle karşılaşılması hâlinde delillerin korunması, en az hukuki başvurunun yapılması kadar önemlidir. Müvekkillerimizin, olayla ilgili belge ve kayıtları değiştirmeden, silmeden veya karşı tarafa geri vermeden muhafaza etmeleri gerekir.
Özellikle aşağıdaki unsurlar korunmalıdır:
1. Ödeme emri, senet, sözleşme, protokol ve teslim tutanağı,
2. İcra dosyasının esas numarası ve dosya kapsamındaki belgeler,
3. Tebligat zarfı, tebliğ mazbatası ve elektronik tebligat kayıtları,
4. Taraflar arasındaki kısa mesaj, elektronik posta ve diğer yazışmalar,
5. Telefon görüşmelerine ilişkin tarih ve arama kayıtları,
6. Banka dekontları ve hesap hareketleri,
7. Muhasebe kayıtları ve ticari defter kayıtları,
8. İşletmeye giriş-çıkış kayıtları,
9. Kamera kayıtları,
10. Görüşmelere katılan veya olaya tanık olan kişilerin bilgileri,
11. İmza karşılaştırmasına elverişli önceki tarihli resmî belgeler,
12. Karşı tarafın kendisini tanıttığı şirket ve kimlik belgeleri,
13. Sosyal medya yazışmaları ve ilan kayıtları,
14. Noter belgeleri ve ihtarnameler,
15. Telefon veya bilgisayar üzerinde bulunan özgün dosyalar.
Elektronik deliller bakımından yalnızca ekran görüntüsü alınması her zaman yeterli olmayabilir. Yazışmaların tarih, saat, gönderici, alıcı ve içerik bütünlüğünü gösterecek biçimde saklanması; mümkünse ilgili cihazın, hesabın veya elektronik posta kutusunun korunması gerekir. Deliller üzerinde sonradan değişiklik yapılması, dosya bütünlüğünün tartışmaya açılmasına neden olabilir.
Kamera kayıtları bakımından kayıtların üzerine yazılma veya otomatik silinme süreleri dikkate alınmalıdır. Şüpheli olayın fark edilmesinden hemen sonra ilgili kamera kayıtlarının korunması ve yedeklenmesi için teknik tedbir alınmalıdır.
Ceza Soruşturması ve Hukuki Başvuru İmkânları
Somut olayda sahte imza, sahte belge, hileli işlem, gerçek dışı borç ilişkisi kurulması veya bu belgeye dayanılarak icra takibi başlatılması şüphesi bulunuyorsa, olayın niteliğine göre Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulması değerlendirilebilir.
Suç duyurusunda yalnızca “mağdur edildim” şeklindeki genel anlatım yeterli olmayabilir. Olayın hangi tarihte başladığı, karşı tarafın müvekkille nasıl iletişim kurduğu, hangi sıfatla hareket ettiği, hangi bilgi ve belgeleri aldığı, hangi belgenin ne zaman düzenlendiği, belgedeki imzanın neden müvekkile ait olmadığı, icra takibinin ne zaman başlatıldığı ve müvekkilin hangi zarara uğradığı somut biçimde açıklanmalıdır.
Suç duyurusuna, mevcut delillerin düzenli bir liste hâlinde eklenmesi; asılların mümkün olduğunca korunması ve gerektiğinde adli makamlara sunulmak üzere hazır tutulması gerekir. Birden fazla mağdur veya benzer nitelikte olay bulunması hâlinde, olaylar arasındaki ortak noktalar ayrı ayrı açıklanmalı; ancak bağlantı bulunmadığı hâlde olaylar arasında kesin bir örgütsel veya planlı faaliyet ilişkisi varmış gibi kesin ifadeler kullanılmamalıdır.
Benzer olayların varlığı, adli makamlar bakımından araştırılması gereken bir olgu olarak sunulmalıdır. Bu kapsamda mağdurların doğrudan suç duyurusunda bulunması, dosya numaralarını ve temel delillerini yetkili makamlara bildirmesi; kişilerin isim ve kişisel verilerinin sosyal medya veya açık iletişim gruplarında paylaşılmasından daha uygun ve güvenli bir yöntemdir.
Sektör İçerisinde Bilgilendirme Yapılırken Uyulması Gereken Sınırlar
Müvekkiller arasında yapılacak bilgilendirmelerde amaç, belirli bir kişiyi hedef almak değil; ticari görüşmelerde özenli davranılması, şüpheli belgelerin incelenmesi ve hukuki sürelere riayet edilmesi konusunda farkındalık oluşturmaktır.
Bu nedenle aşağıdaki bilgilerin açık gruplarda paylaşılmaması gerekir:
• Şüpheli olduğu ileri sürülen kişilerin adı ve soyadı,
• Fotoğrafı veya kimlik bilgileri,
• Telefon numarası, adresi veya elektronik posta adresi,
• Araç plakası veya araç bilgileri,
• Sosyal medya hesapları,
• Ailevi ve özel hayatına ilişkin bilgiler,
• Teyit edilmemiş suçlama ve söylentiler,
• İcra dosyasındaki kişisel veriler,
• Ticari sır niteliğindeki belgeler,
• Mağdurlara veya üçüncü kişilere ait banka ve kimlik bilgileri.
Bir kişi hakkında soruşturma veya dava bulunduğu belirtilirken dahi, soruşturma aşamasının gizliliği, masumiyet karinesi ve kişilik hakları gözetilmelidir. “Dolandırıcı”, “sahtekâr”, “suç örgütü” veya benzeri kesin ve ağır nitelendirmeler, yargı kararı bulunmadığı sürece kullanılmamalıdır.
Daha güvenli ifade biçimleri; “hakkında şikâyette bulunulduğu”, “imzası inkâr edilen senet”, “sahte olduğu ileri sürülen belge”, “icra takibinin gerçek bir borca dayanmadığı iddiası” ve “adli makamlarca incelenmesi gereken olay” şeklindeki açıklamalardır.
Benzer Olay Yaşayan Müvekkillerin Tarafımıza İletmesi Gereken Bilgiler
Benzer bir olayla karşılaşan müvekkillerimizin, konu hakkında tarafımıza mümkün olan en kısa sürede aşağıdaki bilgileri iletmesi gerekmektedir:
1. Karşı tarafla ilk temasın nasıl ve ne zaman kurulduğu,
2. Görüşmenin istasyon satışı, ortaklık, yatırım veya başka hangi amaçla yapıldığı,
3. Karşı tarafa hangi bilgi ve belgelerin verildiği,
4. Herhangi bir senet, sözleşme veya protokol imzalanıp imzalanmadığı,
5. İcra takibi bulunup bulunmadığı,
6. Ödeme emrinin hangi tarihte ve nasıl tebliğ edildiği,
7. Takip dosyasının esas numarası,
8. Takipte alacaklı ve borçlu olarak kimlerin gösterildiği,
9. Senetteki imzanın müvekkile ait olup olmadığı,
10. Herhangi bir ödeme veya para transferi yapılıp yapılmadığı,
11. Olayı bilen tanıkların bulunup bulunmadığı,
12. Kamera, yazışma, banka ve muhasebe kayıtlarının mevcut olup olmadığı,
13. Daha önce noter, icra müdürlüğü, savcılık veya mahkeme nezdinde işlem yapılıp yapılmadığı,
14. Müvekkilin malvarlığı veya ticari faaliyeti üzerinde haciz ya da başka bir işlem uygulanıp uygulanmadığı.
Bu bilgilerin eksiksiz ve kronolojik biçimde aktarılması, hem icra dosyasına yönelik acil başvuruların hem de ceza soruşturmasına ilişkin değerlendirmelerin daha sağlıklı yapılmasını sağlayacaktır.
Hukuki Sürelerin Kaçırılmaması Gerekmektedir
İcra dosyasına ilişkin tebligatların alınmaması, geç okunması veya avukata zamanında iletilmemesi ciddi hak kayıplarına neden olabilir. Tebligatın usulsüz olduğu düşünülse dahi, bu husus kendiliğinden ve süresiz biçimde kabul edilecek bir durum değildir; tebligatın geçerliliği ve öğrenme tarihi somut olayın özelliklerine göre değerlendirilmelidir.
Bu nedenle müvekkillerimizin kendilerine ulaşan her türlü ödeme emrini, haciz bildirimini, icra müdürlüğü yazısını, mahkeme tebligatını veya noter bildirimini bekletmeden tarafımıza göndermesi gerekir. Belgenin önemsiz olduğu düşünülerek işlem yapılmaması, itiraz ve şikâyet sürelerinin geçirilmesine yol açabilir.
Ayrıca ceza soruşturmasına başvurulmuş olması, icra takibindeki sürelere etkili olmayabilir. Ceza dosyası ile icra dosyasının birlikte takip edilmesi; her bir dosyanın kendi usul ve süreleri içinde gerekli işlemlerin yapılması gerekir.
Sonuç ve Hukuki Değerlendirme
Tarafımıza ulaşan bildirimler, akaryakıt istasyonu sahipleri ve işletmecilerinin satış, yatırım, ortaklık ve işletme devri görüşmelerinde daha dikkatli hareket etmeleri gerektiğine işaret etmektedir. Ancak mevcut bildirimler, herhangi bir kişi veya kuruluşun kesin olarak suç işlediği anlamına gelmemektedir. Olayların gerçekliği, belgelerin niteliği, imzaların aidiyeti, borç ilişkisinin bulunup bulunmadığı ve varsa olaylar arasındaki bağlantı yalnızca yetkili adli makamların incelemesiyle belirlenebilir.
Bu kapsamda müvekkillerimize özellikle şu hususları hatırlatırız:
1. Kimliği ve yetkisi doğrulanmamış kişilere ticari bilgi ve belge paylaşılmamalıdır.
2. Boş veya sonradan doldurulabilecek senet, sözleşme ve protokoller imzalanmamalıdır.
3. İmzalanan her belgenin bir örneği alınmalı ve güvenli biçimde saklanmalıdır.
4. İcra tebligatları derhâl avukata iletilmelidir.
5. İmza inkârı veya sahte belge şüphesi varsa, takip türüne göre uygun itiraz ve dava yolları gecikmeden değerlendirilmelidir.
6. Savcılığa suç duyurusunda bulunulması, icra takibini kendiliğinden durdurmaz.
7. Kamera, yazışma, banka, muhasebe ve tanık delilleri gecikmeden korunmalıdır.
8. Kişilerin isim, fotoğraf, telefon ve diğer kişisel bilgileri sosyal medyada paylaşılmamalıdır.
9. Kesinleşmiş yargı kararı bulunmadan herhangi bir kişi hakkında kesin suçlama yapılmamalıdır.
10. Birden fazla benzer olay bulunduğu düşünülüyorsa, olaylar kişisel veriler korunarak doğrudan yetkili adli makamlara bildirilmelidir.
Müvekkillerimizin hak kaybına uğramaması bakımından, herhangi bir icra tebligatı veya şüpheli belgeyle karşılaşılması hâlinde gecikmeksizin tarafımızla iletişime geçmesini önemle tavsiye ederiz.
ALPAY HUKUK BÜROSU
0312 472 6474
bilgi@alpayhukuk.com